YHTEYSTIETOREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterin pitäjä
Suomen Mehiläishoitajain Liitto SML ry
Ullanlinnankatu 1 A 3, 00130 Helsinki
puh. 010 387 4770
sml@hunaja.net
Y-tunnus: 0545867-8
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Toiminnanjohtaja Susanna Eloranta
susanna.eloranta@hunaja.net
puh. 044 506 3200
3. Rekisterin nimi
Suomen Mehiläishoitajain Liitto SML ry:n yhteystietorekisteri
4. Rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat SML:n paikallisyhdistysten jäsenet ja työntekijät, yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt, uutiskirjeiden ja tiedotteiden tilaajat, paino- ja muiden tuotteiden tilaajat.
5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat tässä rekisterissä oikeutettu etu, sopimus sekä rekisteröidyn antama suostumus.
Oikeutettu etu on perusteena niiden rekisteröityjen henkilötietojen käsittelylle, joilla on jäsen- tai työsuhde Suomen Mehiläishoitajien Liittoon tai sen jäsenyhdistyksiin.
SML:n tarjoamien paino- ja muiden tuotteiden tilaajien henkilötietojen käsittely perustuu tilaamisen yhteydessä syntyvään sopimukseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on SML:n toimintaan liittyvän yhteydenpidon, tiedottamisen ja muun viestinnän toteuttaminen. Henkilötietoja voidaan lisäksi käsitellä palautteiden keräämiseen, arviointitoimintaan, laskutukseen ja materiaalien toimittamiseen tilaajille.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
- Etu- ja sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Postiosoite
- Maa
- Rooli
- Paikallisyhdistystieto
- Taustaorganisaatio
- Maksatustiedot laskutusta ja muuta maksuliikennettä varten
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä itseltään.
8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta organisaatiomme ulkopuolelle. Voimme luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille vain, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.
Tietoja ei luovuteta EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
9. Tietojen suojaus
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi käytetään seuraavia suojatoimia:
- Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
- Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
- Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.
- Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa suojattuna kaikenlaiselta tuhoutumiselta.
- Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin yhteydenpito on tarpeellista ja perusteltua. Hankkeisiin liittyvät asiakirjat säilytetään rahoittajan määräysten mukaisesti.
Yhteystietoluettelot tarkistetaan useita kertoja vuodessa.
11. Tietojen käsittelijät
Tietojen käsittelijöitä ovat SML:n työntekijät. Tietoja käsitellään lisäksi Creamailerin ja FloMembersin ohjelmistoissa ja FloAppsin palvelimilla. Kaikki käsittelijät ovat sitoutuneet käyttäjäehdoissaan noudattamaan EU:n tietosuojasääntelyn määräyksiä.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:
- Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
- Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
- Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
- Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
- Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
13. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt tulee lähettää sähköpostilla tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).