JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Mehiläishoitajain Liitto SML ry
Ullanlinnankatu 1 A 3, 00130 Helsinki
puh. 010 387 4770
sml@hunaja.net
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Toiminnanjohtaja Susanna Eloranta
susanna.eloranta@hunaja.net
puh: 044 506 3200
3. Rekisterin nimi
Suomen Mehiläishoitajain Liitto SML ry – jäsenrekisteri
4. Rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat SML:n paikallisyhdistysten varsinaiset jäsenet, perhejäsenet, rinnakkaisjäsenet, kannatusjäsenet ja kunniajäsenet sekä Hývää Suomesta –merkin haltijat, Mehiläinen-lehden tilaajat ja lehden ilmaisjakeluna saavat tahot.
5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat yhdistyslakiin perustuva velvoite ylläpitää luetteloa jäsenistä ja kirjanpitolain mukainen henkilötietojen käsittely laskutusasioissa ja matka- ja kulukorvausasioissa sekä oikeutettu etu hoitaa yhteydenpitoa yhdistyksen jäseniin.
Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
- henkilöiden rekisteröinti
- asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- palvelun toteuttaminen
- asiakastapahtumien varmentaminen
- asiakaspalvelun kehittäminen
- sähköinen viestintä, varsinkin jäsentiedotteiden toimittaminen, ja markkinointi
- analysointi, tilastointi ja tilastojen julkaisu
- mielipide- ja markkinatutkimukset
- muut vastaavat käyttötarkoitukset
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
- jäsen id-numero
- viitenumero (laskutusta varten)
- etu- ja sukunimi
- postiosoitetiedot
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- syntymäaika tai syntymävuosi (01.01.vvvv)
- rekisteriin lisäämispäivä (pp.kk.vvvv)
- paikallisyhdistys
- jäsentyyppi
- tarvittaessa ryhmät, joihin henkilö kuuluu
- jäsen-/lehtitilausmaksun maksupäivämäärä ja maksun summa
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään vain rekisteröidyltä itseltään muun muassa www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse ja muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.
8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Suomen Mehiläishoitajain Liiton paikallis- eli jäsenyhdistysten vastuuhenkilöt voivat käyttää oman yhdistyksensä jäsentietoja esimerkiksi yhdistyksen sisäiseen viestintään.
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
9. Tietojen suojaus
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi:
- Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella.
- Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät ja luottamushenkilöt.
- Henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.
- Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa suojattuna kaikenlaiselta tuhoutumiselta.
- Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
10. Tietojen käsittelyn kesto
Tietoja käsitellään rekisteröidyn jäsenyyden keston ajan siten, että ne poistetaan jäsenyyden ja jäsenlehden tilauksen päättymisen jälkeen viimeistään kahden vuoden kuluttua.
11. Tietojen käsittelijät
Henkilötietoja saavat käsitellä vain yhdistyksen nimeämät vastuutahot.
Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (FloMembers) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (FloApps) palvelimille.
Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:
- Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
- Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
- Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
- Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
- Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
13. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt tulee lähettää sähköpostilla tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Yhteystietojen muutoksen voi ilmoittaa myös puhelimella. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa tietopyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).