JÄSENREKISTERI

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Suomen Mehiläishoitajain Liitto SML ry:n (Y-tunnus 0545867-8) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste (laadittu 18.5.2018, viimeisin muutos 20.8.2022).

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Mehiläishoitajain Liitto SML ry

Ullanlinnankatu 1 A 3
00130 Helsinki
Y-tunnus: 0545867-8

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Toiminnanjohtaja Susanna Eloranta

Email: susanna.eloranta(at)hunaja.net

Puh: 044 506 3200

3. Rekisterin nimi

Suomen Mehiläishoitajain liitto ry – jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • henkilöiden rekisteröinti
  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen,
  • palvelun toteuttaminen,
  • asiakastapahtumien varmentaminen,
  • asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen,
  • sähköinen viestintä, varsinkin jäsentiedotteiden toimittaminen, ja markkinointi,
  • analysointi, tilastointi ja tilastojen julkaisu,
  • mielipide- ja markkinatutkimukset sekä
  • muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Henkilötietoja voidaan myös käsitellä Suomen Mehiläishoitajain Liiton muissa suomalaisissa mehiläisalaa koskevissa asioissa henkilötietolain mukaisesti.

5. Rekisterin tietosisältö ja kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Rekisteriin tallennettavia henkilötietoja yhdistyksen jäsenistä ovat:

  •  jäsen id-numero,
  •  jäsennumero,
  •  viitenumero (laskutusta varten),
  •  yhteistiedot: etunimi ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoitetiedot,
  •  syntymäaika tai syntymävuosi (01.01.vvvv),
  •  rekisteriin lisäämispäivä (pp.kk.vvvv),
  •  paikallisyhdistys,
  •  jäsentyyppi,
  •  tarvittaessa ryhmät, joihin henkilö kuuluu, sekä ammatti
  •  jäsen-/lehtitilausmaksun maksupäivämäärä ja maksun summa.

Kaikki henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä jäsenyyden/lehden tilaamisen päättymisen jälkeen viimeistään kahden vuoden kuluttua.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

  • rekisteripitäjän organisaatiota edustavat toimihenkilöt,
  • Suomen Mehiläishoitajain Liiton paikallisyhdistyksien valtuutetut ja rekisteristä vastaavan henkilön kautta hyväksytyt jäsenrekisterivastaavat henkilöt. Paikallisyhdistyksen jäsenasioita hoitavalla henkilöllä on oikeus hakea vain oman yhdistyksen jäsentiedot (jäsen id-numero, jäsennumero, etunimi ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoitetiedot, rekisteriin lisäämispäivä muodossa pp.kk.vvvv, jäsentyyppi ja jäsen-/lehtitilausmaksun maksupäivämäärä) sekä muokata rekisterissä olevan asiakkaan sähköpostiosoitteen sekä puhelinnumeron.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Suomen Mehiläishoitajain Liiton paikallis- eli jäsenyhdistykset voivat käyttää itsenäisesti oman yhdistyksen jäsentietoja. Tietoja ei luovuteta muille tahoille, eikä tietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niistä on sovittu asiakkaan kanssa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää sähköpostilla tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Osoitteen muutoksen voi ilmoittaa myös puhelimella.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja- asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).