TAPAHTUMAREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterin pitäjä
Suomen Mehiläishoitajain Liitto SML ry
Ullanlinnankatu 1 A 3, 00130 Helsinki
puh. 010 387 4770
sml@hunaja.net
Y-tunnus: 0545867-8
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Toiminnanjohtaja Susanna Eloranta
susanna.eloranta@hunaja.net
puh. 044 506 3200
3. Rekisterin nimi
Suomen Mehiläishoitajain Liitto SML ry:n tapahtumarekisteri
4. Rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat SML:n järjestämiin tapahtumiin ja toimintaan osallistuvat henkilöt.
5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat tässä rekisterissä oikeutettu etu, sopimus, lakiin perustuvat velvoitteet sekä rekisteröidyn antama suostumus.
Oikeutettu etu ja sopimus syntyvät tilanteissa, joissa rekisteröity ilmoittautuu tai osallistuu toimintaan tai tapahtumaan. Lakiin perustuva velvoite on kirjanpitolain mukainen henkilötietojen käsittely laskutusasioissa sekä matka- ja kulukorvausasioissa.
Rekisteröityjen terveydentilan tai muiden arkaluontoisten tietojen kerääminen ja muu käsittely tehdään ainoastaan rekisteröityjen suostumuksella erikseen määriteltyä tarkoitusta varten. Myös otettujen valokuvien julkaiseminen tehdään vain rekisteröityjen suostumuksella.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on huolehtia tarvittavasta yhteydenpidosta osallistujiin; toiminnan ja tapahtumien suunnittelusta, organisoinnista, toteutuksesta ja kehittämisestä; palautteiden keräämisestä; toimintaan ja tapahtumiin liittyvästä tiedottamisesta sekä laskutuksesta ja muusta maksuliikenteestä.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
- Etu- ja sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Postiosoite
- Maa
- Rooli
- Paikallisyhdistystieto
- Taustaorganisaatio
- Kyytiin ja majoitukseen liittyvät tiedot
- Ilmoittautumispäivämäärä
- Maksatustiedot laskutusta, matka- ja kulukorvauksia sekä muuta maksuliikennettä varten
- Lisätietoja kuten ruokavalio ja taustoittavia kysymyksiä koulutukseen ja tapahtuman teemaan liittyen (rekisteröidyn suostumuksella)
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Kaikki tiedot kerätään ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään, tarvittaessa osallistujan oppilaitokselta tai osallistujan edustamalta organisaatiolta.
8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Henkilötietoja luovutetaan vain tässä selosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin toimintamme ja tapahtumiemme yhteistyökumppaneille. Muissa tapauksissa tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.
Tietoja ei luovuteta EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
9. Tietojen suojaus
Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi käytetään seuraavia suojatoimia:
- Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
- Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
- Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.
- Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa suojattuna kaikenlaiselta tuhoutumiselta.
- Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Osallistujien yhteystietoja säilytetään sen ajan, jonka tapahtumaan tai toimintaan liittyvä jälkiselvittely ja arviointi vaativat, kuitenkin korkeintaan viisi vuotta tapahtuman tai toiminnan päättymisestä. Laskutukseen, osallistujalistoihin sekä matka- ja kulukorvausasioihin liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta. Hankkeisiin liittyvät asiakirjat säilytetään rahoittajan määräysten mukaisesti. Muita henkilötietoja säilytetään vain sen ajan kuin toiminta tai tapahtuma vaatii.
11. Tietojen käsittelijät
Tietojen käsittelijöitä ovat SML:n nimetyt työntekijät ja kirjapitäjä. Tietoja käsitellään lisäksi FloMembersin ja Creamailerin ohjelmistoissa ja palvelimilla. Matka- ja kululaskujen tietoja välitetään myös tilitoimistomme käsiteltäväksi. Kaikki käsittelijät ovat sitoutuneet käyttäjäehdoissaan noudattamaan EU:n tietosuojasääntelyn määräyksiä.
Lisäksi henkilötietojen käsittely saatetaan ulkoistaa osittain jollekin muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin sopimusjärjestelyin taataan, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:
- Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
- Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
- Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
- Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
- Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
13. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt tulee lähettää sähköpostilla tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).